Protection des données
Dernière mise à jour: 22/04/2020
Déclaration relative à la protection de vos données personnelles par le Centre Hospitalier Régional de Verviers
La présente déclaration a pour objectif de vous informer sur la façon dont le Centre Hospitalier Régional de Verviers (ci-après CHR de Verviers), traite et utilise vos données personnelles.
Vu le caractère sensible de ces données, le CHR de Verviers met tout en œuvre pour les sécuriser de manière appropriée conformément au Règlement Général sur la Protection des Données et à la législation applicable sur la protection de la vie privée.
Vous trouverez ci-dessous, le détail des données personnelles traitées par le CHR de Verviers dans le cadre de l’organisation des soins et de ses activités, les raisons pour lesquelles ces données sont traitées, pour quelle durée, à qui elles sont transmises et la façon dont elles sont sécurisées.
Les points essentiels du traitement de vos données sont les suivants :
- Vos données d’identification et/ou vos données de contact sont principalement utilisées pour votre suivi administratif à l’hôpital et les données de santé dans le cadre de l’administration des soins aux patients ;
- En aucun cas, vos données ne sont transmises à des tiers dans un but commercial ;
- Vos données personnelles sont principalement conservées dans l’Union européenne.
Le responsable de traitement de vos données est le CHR de Verviers constitué en société coopérative à responsabilité limitée dont le siège social est sis à 4800 VERVIERS, Rue du Parc n° 29. Les personnes agissant en son nom sont le Président du conseil d’administration et le Directeur général assistés des membres du comité de direction.
Un délégué à la protection des données a été nommé au sein du CHR de Verviers, il dispense des conseils et est le point de contact avec l’autorité de protection des données. Il peut être contacté pour toute question concernant le traitement des données personnelles via ce formulaire.
La collecte et le traitement de données personnelles s’applique à tous les patients, visiteurs, stagiaires, candidats du CHR de Verviers. Ces données sont collectées auprès de vous par le personnel de l’institution, à moins qu’une autre méthode de collecte s'impose en fonction de la finalité du traitement ou que vous ne soyez pas vous-même en mesure de fournir les données. Ne sont collectées et traitées, de façon compatible, que les données personnelles indispensables à l’exécution des traitements dont les finalités sont énoncées ci-dessous.
Les données personnelles vous concernant que le CHR de Verviers pourra être amené à traiter sont les suivantes :
- Des données d’identification, comme votre nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, âge …
- Votre numéro de Registre National ;
- Des données de contact (adresse, téléphone, Gsm, …) ;
- Des caractéristiques personnelles ;
- Des données concernant votre santé (physique ou mentale) ;
- La composition de votre ménage ;
- Vos habitudes de vies ;
- Votre activité professionnelle ;
- Des données financières ;
- Des données concernant les affiliations (mutuelles, assurances, …) ;
- Des images (photos, vidéo) ;
- Des données concernant des plaintes, des questions, des remarques ;
- De manière exceptionnelle et très réglementée : des données concernant l’origine raciale ou ethnique, des données relatives au comportement sexuel ou des données concernant vos convictions philosophiques ou religieuses.
Le CHR de Verviers collecte et traite vos données pour des finalités spécifiques, explicites, légitimes, et ne les utilisera pas pour des finalités ultérieures qui ne seraient pas compatibles avec les finalités initiales.
Selon le service presté, l’utilisation de données personnelles par le CHR de Verviers est nécessaire :
- A la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne, par exemple lorsqu’il est nécessaire de traiter ses données personnelles en urgence pour la sauver ;
- À l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investi le CHR de Verviers ;
- Au respect d’une obligation légale imposant au CHR de Verviers de traiter vos données personnelles conformément à une loi, un décret ou une autre règle qui s’impose à lui ;
- Aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le CHR de Verviers. Dans ce cas, il sera vérifié que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur les intérêts du CHR de Verviers ;
- A l'exécution d'un contrat. Vos données personnelles peuvent être traitées pour permettre l’exécution d’un contrat conclu avec le CHR de Verviers, ou pour l'exécution de mesures précontractuelles nécessaires à la conclusion du contrat ;
Si le CHR de Verviers ne peut se fonder sur une de ses bases, il ne pourra utiliser vos données que sur la base de votre consentement et dans des buts précis dont vous serez informés.
Les traitements de données personnelles réalisés au sein du CHR de Verviers présentent au moins l’une des finalités suivantes :
- Soins des patients : vos données sont traitées pour le suivi et la gestion des actes médicaux et infirmiers vous concernant. Il s’agit notamment de définir les soins à vous apporter, organiser ces soins, définir les examens complémentaires à prescrire, gérer la continuité des soins (y compris la communication vers le médecin traitant ou le spécialiste), gérer les opérations chirurgicales (y compris les situations pré- et post-opératoires), fournir des soins psychiatriques, définir le plan thérapeutique, préparer les médicaments, fournir des soins palliatifs et réaliser des analyses biocliniques.
Le CHR de Verviers est légalement dans l’obligation de tenir un dossier patient (médical et infirmier) consultable par les prestataires de soins habilités. - Administration des patients : vos données sont traitées pour organiser vos rendez-vous, votre admission, votre hospitalisation, ce qui inclut la gestion des lits, des repas (les allergies, les régimes) et des visites.
Elles sont également utilisées pour la facturation des prestations et la gestion comptable et financière du CHR de Verviers. Dans ce cadre, certaines données sont transférées aux autorités publiques (obligation légale du CHR de Verviers) et aux organismes assureurs. Enfin, vos données servent à des analyses financières et pour la gestion du budget. - Etudes et qualité des soins : le CHR de Verviers a un intérêt légitime à analyser sa performance, ses finances, ses processus internes pour augmenter la qualité et l’efficacité de ses services. Ces analyses se basent sur les données collectées dans les différents services, mais aussi sur des enquêtes de satisfaction réalisées auprès de patients qui les remplissent volontairement.Certaines analyses sont nécessaires dans le cadre de la demande de subsides ou sont imposées par des autorités publiques.Les données qui font l’objet de ces analyses sont anonymisées avant l’analyse ou, si l’anonymisation n’est pas possible, elles sont pseudonymisées afin de protéger la vie privée des patients et des collaborateurs du CHR de Verviers.
- Traitement des plaintes/médiation : le CHR de Verviers doit pouvoir gérer toutes les questions que vous lui posez, dans le cadre de la médiation, de plaintes médicales ou autres. Pout type de contentieux, le CHR de Verviers est amené à traiter des données personnelles.
- Sécurité : l’ensemble des données que le CHR de Verviers traite dans le cadre de ses activités sont sensibles, voire très sensibles. Il se doit donc de mettre en place une sécurisation adéquate des données. Ceci inclut, par exemple, une surveillance des systèmes d’information, la création des traces de communication, des accès (logs) et, donc, le traitement de données personnelles.
- Recherche scientifique : vos données peuvent être utilisées dans le cadre de recherches cliniques avec votre consentement. Un comité éthique contrôle l’utilisation des données dans ce cadre, le respect des droits des personnes et de la bonne sécurisation des données.
- Communication externe : le CHR de Verviers traite des données personnelles de différentes personnes dans le cadre de ses relations externes. Il peut s’agir de prestataires de soins externes (médecins traitants, kinés, ostéopathes, …), d’administrateurs, de journalistes, de donateurs, …
- Surveillance par caméra : Le traitement des données pour la surveillance par caméra se fait conformément à la législation applicable (loi belge du 21 mars 2007 telle que modifiée à ce jour et toutes les autres lois et règles applicables en matière de surveillance et de protection des données).
- Recrutement : Vous pouvez soumettre votre candidature spontanée ou fonctions proposées via différents médias par mail ou par courrier postal. Le CHR de Verviers utilise vos données dans le cadre de la gestion des candidatures à un emploi sur les différents sites du CHR de Verviers : La Tourelle (Verviers), Peltzer (Verviers), La Kan (Aubel) et les Heures Claires (Spa).
- Media sociaux : le CHR de Verviers utilise les media sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube) pour transmettre de l’information.Les conditions générales des fournisseurs de ces réseaux sociaux sont d’application. En utilisant ces services, vous avez accepté ces conditions. Vous trouverez dès lors sur leurs plates-formes plus d’information sur la façon dont ces fournisseurs de services utilisent vos données. Le CHR de Verviers n’est pas responsable du traitement de vos données par ces fournisseurs de services.Le CHR de Verviers ne publiera pas de photo de vous sur les réseaux sociaux sans vous en avoir informé et avoir obtenu votre consentement.Enfin, les réseaux sociaux peuvent aussi être utilisés pour prendre contact avec vous dans le cadre de campagnes de recrutement (lorsque vous le permettez).
En dehors des cas où nous vous transmettons vos données à vous ou à vos représentants celles-ci peuvent être transmises :
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Au sein du CHR de Verviers, aux différents personnels soignants, personnels techniques ou administratifs attachés aux unités de soins, aux laboratoires et à l’administration centrale, aux étudiants stagiaires. Ces personnes sont habilitées à traiter vos données dans l’exercice de leurs fonctions et sont soumises au secret médical, au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité et toujours dans le respect des règles de sécurité et de la législation en vigueur.
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Hors du CHR de Verviers, à des prestataires de soins externes pour la continuité de vos soins, à des autorités ou organismes publics en vertu d’une obligation légale, à des sous-traitants du CHR de Verviers, à des tiers en vertu d’une décision de justice ou lors d’une procédure contentieuse ou à d’autres destinataires dans le cadre de transferts organisés par la loi ou autorisés avec votre consentement.
Aucun transfert de vos données personnelles n’est réalisé vers un pays tiers à l’Union Européenne ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation sans que le CHR de Verviers n’ait prévu des garanties appropriées et à la condition que vous disposiez de droits opposables et de voies de droit effectives.
Le patient dispose des droits suivants, qu’il exerce directement ou par l’intermédiaire de son représentant légal :
- Savoir s’il existe ou non un ou des traitements de données personnelles le concernant ;
- Obtenir les informations suivantes : Les finalités de traitement des données ; Les catégories de données concernées ; Leur durée de conservation ; Les catégories de destinataires auxquels les données sont transmises ; La source des données personnelles s’il ne s’agit pas du patient lui-même ;
- Consulter et obtenir une copie des données traitées (sous certaines conditions définies par la loi) ;
- Rectifier ou effacer tout ou une partie des données (sous certaines conditions définies par la loi) ;
- S’opposer au traitement ou retirer son consentement (sous certaines conditions définies par la loi).
Pour exercer vos droits vous devez nous contacter via ce formulaire
Pour vérifier votre identité une copie de votre carte d’identité vous sera demandée.
Si le patient est d'avis que les dispositions de la présente déclaration ne sont pas respectées ou qu’il a d’autres raisons de se plaindre pour des faits relatifs à la protection de ses données personnelles, il peut s’adresser directement à l’Autorité de Protection des Données (contact@apd-gba.be - Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles).
Conservation de vos données
Dans le respect des obligations légales, les principales durées de conservation de vos données personnelles sont les suivantes :
- 30 ans (minimum) pour les données médicales et 20 ans (minimum) pour les données infirmières à compter du dernier contact ou du dernier traitement ;
- 20 ans minimum pour la recherche scientifique soumise à la loi belge ;
- 5 à 7 ans pour les données de facturation ;
- 2 ans pour les données liées à des candidatures
- 1 an à compter de la clôture du dossier pour les données de médiation ;
Si la période de conservation a expiré, les données personnelles sont supprimées dans un délai d'un an sauf si la conservation est requise sur base de loi, ou qu’elle est considérée comme importante d'un point de vue médical ou pour la défense des intérêts légitimes de l’hôpital ou du patient ou de ceux de ses successeurs légaux ou encore qu’il existe un accord sur la conservation entre vous et l’institution.
Toutes les mesures techniques et organisationnelles sont prises pour assurer l'exactitude et la pertinence de vos données personnelles ainsi que pour leur protection contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.
Vos données personnelles sont protégées notamment :
- par des contrôles d’accès logiques à notre Système d’Information ;
- par des contrôles d’accès physiques aux locaux ;
- par des logiciels contre les codes malveillants ;
- par des sauvegardes de vos données (backups) ;
- par des clauses contractuelles lorsque nous sous-traitons le traitement de vos données personnelles à des sous-traitants.
La présente déclaration est en vigueur à partir de la date mentionnée en haut de cette page, elle pourra être mise à jour périodiquement.